Shifti-tuntikirjausjärjestelmän ominaisuuksia

Kuva näyttää Shiftin tuntikirjausjärjestelmän perusnäkymän kolmella eri laitteella: tietokoneella, tabletilla ja puhelimella.

Projektien tuntiseuranta

Shifti tekee projektikohtaisesta tuntiseurannasta helppoa. Jokainen kirjaus tehdään jollekin projektille, joko sisäiselle tai ulkoiselle. Projektien seurantaan saa lisää tarkkuutta tarkentamalla projektiin kuuluvia alaluokkia, eli kategorioita. Kategoriat auttavat aidosti näkemään mihin aika kuluu, mikä auttaa esimerkiksi tulevien tarjousten tekemisessä, työn suunnittelussa ja projektin johtamisessa.

Projektin luonti

Jokaisella projektilla on oltava asiakas, ja jos asiakasta ei ole vielä lisätty Shiftiin, tee se ensin. Uusi projekti luodaan Projektit-osiosta, ja projektille voi määrittää nimen ja kuvauksen lisäksi projektissa käytössä olevat tunnit helpottamaan projektin tuntiseurantaa, sekä kategorioiden tuntiarviot, mikäli jollekin projektin osalle on suunniteltu tietty määrä tunteja. Kategorioita voi olla teoriassa lukuisia, mutta suosittelemme rajaamaan kategorioiden määrän noin viiteen käytön helpottamiseksi.

Projektien tuntiarviot ovat projektinjohtajan paras ystävä. Niiden avulla projektissa työskentelevät henkilöt näkevät aina käytetyt tunnit, ja voivat reagoida ajoissa, mikäli projekti alkaa paisua. Tuntiperusteisessa projektityössä ajantasainen tilanne on helppo tarkastaa ja raportoida eteenpäin asiakkaalle.

Henkilöhallinta

Projektilla voi olla kuinka monta jäsentä tahansa ja joissain projekteissa onkin mukana koko yritys. Tehokkaan ja kattavan tuntiseurannan takia on tärkeää varmistaa, että oikeilla henkilöillä on pääsy kaikkiin tarvittaviin projekteihin.

Shiftissä on kolme käyttäjätasoa: työntekijä, projektinjohtaja ja pääkäyttäjä, joiden käyttöoikeudet kasvavat roolin mukana. Roolit ovat käyttäjäkohtaisia, eli eivät muutu projektien välillä. Uusia jäseniä voivat lisätä projektinjohtaja ja pääkäyttäjä projektin tiimi-välilehdeltä. Työntekijä-roolissa olevilla käyttäjillä ei ole oikeutta nähdä tai muuttaa projektien tietoja, ja siksi rooli sopii tuntien seurantaan myös organisaation ulkopuolisille käyttäjille. Työntekijä näkee siis omassa kirjausnäkymässä ne projektit, joihin käyttäjä on lisätty, mutta ei muuta. Korkeammilla käyttäjätasoilla oikeuksia tulee lisää.

Helppo työajanseuranta

Tärkein tavoitteemme oli tehdä tuntiseurannasta mahdollisimman helppoa sekä työntekijöille että projektinjohtajille ja yrityksen johdossa toimiville. Siksi valitsimme Shiftin päänäkymään päiväkohtaisen listan kirjauksista, josta saa helposti kokonaiskuvan viikon ja kuukauden aikana tehdyistä tunneista. Lähes kaikilla on oma mielipide siitä, miten tunteja olisi helpointa merkata, ja siksi teimme myös merkkaustavasta joustavan. Voit kirjata työaikaa tuntimäärän, alku- ja loppuajan perusteella tai käynnistää ajastimen, joka laskee työajan muita menetelmiä tarkemmin.

Tuntikirjaukset myös mobiilissa

Yhä useampi meistä tekee työnsä liikkeellä, ja mobiililaitteiden käyttö työssä yleistyy koko ajan. Shifti on alusta asti suunniteltu mobile first-periaatteella, ja toimii luontevasti myös puhelimella ja tabletilla. Shifti toimii sekä iPhone- että Android-laitteilla eikä vaadi applikaation asentamista, vaan toimii puhelimen verkkoselaimen kautta. Tuntikirjausten tekeminen on helppoa mobiilissa, ja merkintää nopeuttaa entisestään Shiftin lisääminen puhelimen näytölle applikaation tyyppisesti. Lue, miten saat Shiftin pikakuvakkeen puhelimen aloitusnäytölle. Applen iOS-laitteilla ja Android-pohjaisilla laitteilla tämä toimii hieman eri tavoilla.

Aloita tuntiseuranta ilmaisella kokeilujaksolla - rekisteröidy nyt!

Laskutettavan asiakastyön seuranta

Shiftin avulla pidät helposti kirjaa laskutettavista ja laskuttamattomista tunneista. Useimmat projektivetoiset organisaatiot tekevät sisäistä työtä sekä laskutettavaa työtä asiakkaille. Tuntikirjaukset voi merkata aina laskutettaviksi ja laskutusastetta, laskutettujen tuntien määrää ja jäljellä olevia resursseja voi seurata projektikohtaisesti projektin omalla sivulla.

Projektikohtainen laskutusasetus

Jokaisen projektin sekä projektin kategorian laskutusasetuksen voi asettaa oletuksena päälle tai pois. Uudet kirjaukset noudattavat projektin asetuksissa määrättyä logiikkaa, ja ainoastaan oletusasetuksesta poikkeavien kirjausten laskutustieto täytyy muuttaa kirjausta tehdessä. Oletusasetuksen käyttäminen helpottaa erityisesti sisäisen työn ja asiakasprojektien tuntiseurantaa ja tehdyn työn kirjaamista.

Kuva Shiftin tuntikirjauselementistä. Kenttiin on valittu työajaksi 7,5 tuntia, projektiksi Shifti / Customer service ja kategoriaksi training. Kirjauksen kuvaustekstissä lukee:

Massakirjaukset

Niille, jotka tekevät päivittäin saman verran ja samansisältöistä työtä, olemme suunnitelleet massakirjaustoiminnon. Sen avulla yhden kirjauksen voi kopioida usealle eri päivälle. Massakirjauksista on apua erityisesti pitkien yhtäjaksoisten kirjausten tekemisessä, esim. lomien tai sairauspoissaolojen yhteydessä. Toiminnallisuuden avulla ei tarvitse tehdä identtisiä merkintöjä erikseen kullekin päivälle, vaan kirjauksen kohdalta avautuvasta valikosta voi valita päivät, joille kirjaus kopioidaan automaattisesti.

Massakirjauksen toiminnan voi helposti tarkistaa yläkulmassa näkyvästä kalenterista, jossa näkyy kaikki päivät, joille tuntikirjauksia on tehty. Lisäksi kalenteri näyttää viikkokohtaiset tuntisaldot, minkä avulla mahdolliset tuplakirjaukset tai puuttuvat merkinnät huomaa helposti.

Onko sinulla kysyttävää Shiftin toiminnallisuuksista? Lähetä meille viesti!

Tämä sivusto käyttää evästeitä.
Käytämme evästeitä kävijämäärän analysoimiseen ja sisällön räätälöimiseen. Keräämme tietoa siitä, miten käytät sivustoamme kehittääksemme palveluamme.

Cookie Settings

We use cookies to improve user experience. Choose what cookie categories you allow us to use. You can read more about our Cookie Policy by clicking on Cookie Policy below.

These cookies enable strictly necessary cookies for security, language support and verification of identity. These cookies can’t be disabled.

These cookies collect data to remember choices users make to improve and give a better user experience. Disabling can cause some parts of the site to not work properly.

These cookies help us to understand how visitors interact with our website, help us measure and analyze traffic to improve our service.

These cookies help us to better deliver marketing content and customized ads.