Projektien tuntiseuranta
Shifti tekee projektikohtaisesta tuntiseurannasta helppoa. Jokainen kirjaus tehdään jollekin projektille, joko sisäiselle tai ulkoiselle. Projektien seurantaan saa lisää tarkkuutta tarkentamalla projektiin kuuluvia alaluokkia, eli kategorioita. Kategoriat auttavat aidosti näkemään mihin aika kuluu, mikä auttaa esimerkiksi tulevien tarjousten tekemisessä, työn suunnittelussa ja projektin johtamisessa.
Projektin luonti
Jokaisella projektilla on oltava asiakas, ja jos asiakasta ei ole vielä lisätty Shiftiin, tee se ensin. Uusi projekti luodaan Projektit-osiosta, ja projektille voi määrittää nimen ja kuvauksen lisäksi projektissa käytössä olevat tunnit helpottamaan projektin tuntiseurantaa, sekä kategorioiden tuntiarviot, mikäli jollekin projektin osalle on suunniteltu tietty määrä tunteja. Kategorioita voi olla teoriassa lukuisia, mutta suosittelemme rajaamaan kategorioiden määrän noin viiteen käytön helpottamiseksi.
Projektien tuntiarviot ovat projektinjohtajan paras ystävä. Niiden avulla projektissa työskentelevät henkilöt näkevät aina käytetyt tunnit, ja voivat reagoida ajoissa, mikäli projekti alkaa paisua. Tuntiperusteisessa projektityössä ajantasainen tilanne on helppo tarkastaa ja raportoida eteenpäin asiakkaalle.
Henkilöhallinta
Projektilla voi olla kuinka monta jäsentä tahansa ja joissain projekteissa onkin mukana koko yritys. Tehokkaan ja kattavan tuntiseurannan takia on tärkeää varmistaa, että oikeilla henkilöillä on pääsy kaikkiin tarvittaviin projekteihin.
Shiftissä on kolme käyttäjätasoa: työntekijä, projektinjohtaja ja pääkäyttäjä, joiden käyttöoikeudet kasvavat roolin mukana. Roolit ovat käyttäjäkohtaisia, eli eivät muutu projektien välillä. Uusia jäseniä voivat lisätä projektinjohtaja ja pääkäyttäjä projektin tiimi-välilehdeltä. Työntekijä-roolissa olevilla käyttäjillä ei ole oikeutta nähdä tai muuttaa projektien tietoja, ja siksi rooli sopii tuntien seurantaan myös organisaation ulkopuolisille käyttäjille. Työntekijä näkee siis omassa kirjausnäkymässä ne projektit, joihin käyttäjä on lisätty, mutta ei muuta. Korkeammilla käyttäjätasoilla oikeuksia tulee lisää.
Helppo työajanseuranta
Tärkein tavoitteemme oli tehdä tuntiseurannasta mahdollisimman helppoa sekä työntekijöille että projektinjohtajille ja yrityksen johdossa toimiville. Siksi valitsimme Shiftin päänäkymään päiväkohtaisen listan kirjauksista, josta saa helposti kokonaiskuvan viikon ja kuukauden aikana tehdyistä tunneista. Lähes kaikilla on oma mielipide siitä, miten tunteja olisi helpointa merkata, ja siksi teimme myös merkkaustavasta joustavan. Voit kirjata työaikaa tuntimäärän, alku- ja loppuajan perusteella tai käynnistää ajastimen, joka laskee työajan muita menetelmiä tarkemmin.
Tuntikirjaukset myös mobiilissa
Yhä useampi meistä tekee työnsä liikkeellä, ja mobiililaitteiden käyttö työssä yleistyy koko ajan. Shifti on alusta asti suunniteltu mobile first-periaatteella, ja toimii luontevasti myös puhelimella ja tabletilla. Shifti toimii sekä iPhone- että Android-laitteilla eikä vaadi applikaation asentamista, vaan toimii puhelimen verkkoselaimen kautta. Tuntikirjausten tekeminen on helppoa mobiilissa, ja merkintää nopeuttaa entisestään Shiftin lisääminen puhelimen näytölle applikaation tyyppisesti. Lue, miten saat Shiftin pikakuvakkeen puhelimen aloitusnäytölle. Applen iOS-laitteilla ja Android-pohjaisilla laitteilla tämä toimii hieman eri tavoilla.
Aloita tuntiseuranta ilmaisella kokeilujaksolla - rekisteröidy nyt!
Laskutettavan asiakastyön seuranta
Shiftin avulla pidät helposti kirjaa laskutettavista ja laskuttamattomista tunneista. Useimmat projektivetoiset organisaatiot tekevät sisäistä työtä sekä laskutettavaa työtä asiakkaille. Tuntikirjaukset voi merkata aina laskutettaviksi ja laskutusastetta, laskutettujen tuntien määrää ja jäljellä olevia resursseja voi seurata projektikohtaisesti projektin omalla sivulla.
Projektikohtainen laskutusasetus
Jokaisen projektin sekä projektin kategorian laskutusasetuksen voi asettaa oletuksena päälle tai pois. Uudet kirjaukset noudattavat projektin asetuksissa määrättyä logiikkaa, ja ainoastaan oletusasetuksesta poikkeavien kirjausten laskutustieto täytyy muuttaa kirjausta tehdessä. Oletusasetuksen käyttäminen helpottaa erityisesti sisäisen työn ja asiakasprojektien tuntiseurantaa ja tehdyn työn kirjaamista.
Massakirjaukset
Niille, jotka tekevät päivittäin saman verran ja samansisältöistä työtä, olemme suunnitelleet massakirjaustoiminnon. Sen avulla yhden kirjauksen voi kopioida usealle eri päivälle. Massakirjauksista on apua erityisesti pitkien yhtäjaksoisten kirjausten tekemisessä, esim. lomien tai sairauspoissaolojen yhteydessä. Toiminnallisuuden avulla ei tarvitse tehdä identtisiä merkintöjä erikseen kullekin päivälle, vaan kirjauksen kohdalta avautuvasta valikosta voi valita päivät, joille kirjaus kopioidaan automaattisesti.
Massakirjauksen toiminnan voi helposti tarkistaa yläkulmassa näkyvästä kalenterista, jossa näkyy kaikki päivät, joille tuntikirjauksia on tehty. Lisäksi kalenteri näyttää viikkokohtaiset tuntisaldot, minkä avulla mahdolliset tuplakirjaukset tai puuttuvat merkinnät huomaa helposti.
Onko sinulla kysyttävää Shiftin toiminnallisuuksista? Lähetä meille viesti!