Helppo tuntikirjanpito laskutettavalle työlle

Man in formal work clothes sitting in a relaxed setting holding a white tablet, which has data graphs and visualisations visible on the screen.

Projektiluontoisessa asiantuntijatyössä tehdään lähes poikkeuksetta laskutettavaa työtä, mutta harvoin vain ja ainoastaan sitä. Tämä vaatii yrityksiltä mahdollisuutta seurata laskutuksen piiriin kuuluvaa työtä ja usein eritellä mikä osa työpanoksesta on laskutettavaa ja mikä ei. Se asettaa myös käytettävälle tuntikirjausjärjestelmälle tiettyjä vaatimuksia.

Laskutettavan työn tuntikirjanpito

Tuntikirjausten merkkaaminen laskutettavaksi

Laskutettavan työn kirjaaminen on tärkeä osa yritysten kannattavuuden ja projektien seurannan kannalta. Shiftissä laskutettavan työn merkkaaminen onnistuu yksittäisten kirjauksen tarkkuudella, millä saavutetaan todella tarkka työn erittely.

Kuvakaappaus Shiftistä, jossa näkyy tuntikirjaus torstaina 10.2. Tuntikirjaus on 1h 45min kestoinen ja tehty Customer service-projektiin, 'training'-kategoriaan. Kirjauksen kuvaustekstinä on

Laskutuksen seuranta projektitasolla

Projektin johtamista helpottaa projektikohtainen erittely ja laskutuksen seuranta. Projektien kannattavuuteen vaikuttaa hinnan lisäksi olennaisesti mm. projektin laskutusaste, jonka seuraaminen ja tietyn tason varmistaminen on yksi keino varmistaa kannattava liiketoiminta. Laskutettavaksi merkityt tuntikirjaukset eritellään Shiftissä selkeästi, ja niistä lasketaan laskutusprosentti automaattisesti.

Screenshot 2022-02-10 at 10.23.41.png

Laskutuksen tarkan seurannan ansiosta erillistä analyysia ja laskentaa Excelissä ei tarvita, kun tarvittavat tiedot ovat helposti saatavilla suoraan Shiftin kautta. Lisäksi projektin tuntierittelyssä voi helposti tarkastella kirjauksia laskutusasetuksen mukaan, sekä filtteröidä niitä kategorian tai tekijän mukaan.

Kuvakaappaus Shiftistä, jossa näkyy projektisivulta löytyvät tuntierittelyn suodatustyökalut: kirjausten laskutettavuus, kategoria, aikaväli. Lisäksi näkyy yhteenveto projektin tunneista, jotka vastaavat hakukriteerejä, tässä esimerkissä kaikki tunnit: 31,75h ja laskutettavat tunnit: 1,75h.

Tuntikirjaukset oletuksena laskutettaviksi

Projektikohtainen laskutusasetus

Sen sijaan, että jokainen laskutettava tuntikirjaus pitäisi erikseen merkitä laskutettavaksi, tähän löytyy Shiftistä keino automatisoida laskutusmerkintä. Projektinjohtaja ja pääkäyttäjä-roolissa olevat käyttäjät voivat merkitä projektin kaikki kirjaukset oletuksena laskutettaviksi halutessaan. Tämä helpottaa jokapäiväistä kirjausten tekemistä ja lisää kirjausten luotettavuutta, kun merkintöjä ei tarvitse erikseen muistaa merkitä laskutettaviksi. Erityisen hyödyllinen oletusasetus on asiakasprojekteissa, joiden kaikki kirjaukset ovat lähtökohtaisesti laskutettavaa työtä.

Tuntikirjausten kategoriakohtainen laskutus

Joissain tapauksissa kaikki projektin kirjaukset eivät ole laskutettavaa työta, kuten esimerkiksi takuuseen kuuluvat korjaukset ja muutokset. Näitä tilanteita varten projekteissa on hyvä olla projektin sisällä tarkempaa erittelyä tehtävän työn suhteen. Shiftissä kategoriat vastaavat tähän tarpeeseen.

Projektin asetuksista jokaisen kategorian voi merkitä oletuksena laskutettavaksi, tai jättää merkinnän tekemättä, jolloin uudet kirjaukset eivät ole automaattisesti laskutettavia. Laskutusmerkinnän voi tietysti poistaa lisätä ja poistaa myöhemmin käsin.

Tuntikirjanpidon raportointi asiakkaalle

Minkä takia tuntikirjausten merkkaaminen laskutettavaksi tai ei-laskutettavaksi on tärkeää? Tähän voi olla monta selitystä.

  1. Organisaatio haluaa seurata oman työn jakautumista sisäiseen työhön ja asiakastyöhön
  2. Asiakas vaatii erittelyä laskutettavasta työstä laskun mukana
  3. Projektitasolla tai sopimuksessa on eritelty, mikä työ on tuntilaskutettavaa, ja mikä kuuluu esim. takuun piiriin.

Tuntikirjausten koonti asiakkaan ja projektin mukaan

Laskutettavien tuntien raportointi asiakkaalle tapahtuu yleensä laskun lähettämisen yhteydessä. Shiftissä laskun liitteeksi tulevat tunnit kootaan Laskutus-osiossa.

Huom! Vain laskutettavaksi merkityt tunnit näkyvät laskutus-osiossa.

Jotta tuntikirjaus näkyy laskun liitteellä, sen tulee siis olla merkitty laskutettavaksi, ja se tulee olla valittuna taulukossa, jonka mukaan kirjaukset siirtyvät laskulle.

Tuntikirjanpidon PDF-raportti

Kun laskutettavaksi merkityt tuntikirjaukset on valittu, ja laskun liite on luotu, valmiita laskun erittelyjä voi katsoa painamalla Laskutus-osion Valmiit laskut -nappia. Aiemmin tehdyt laskut säilytetään Shiftissä, ja laskun liitteet voi ladata PDF-muodossa omalle koneelle milloin tahansa.

Tuntikirjanpidon CSV-raportti

Tuntikirjaukset voi vaihtoehtoisesti viedä Shiftistä myös CSV-muodossa, jolloin niitä voi helposti käsitellä Excelissä tai muussa taulukkolaskentaohjelmassa. CSV-exportin voi tehdä Vie kirjaukset-näkymästä.

Kuvakaappaus Shiftistä, jossa näkyy tuntikirjausten vientinäkymä. Kuvassa on aputeksti, jossa lukee:

Raporttiin voi valita kirjauksia hyvin tarkalla rajauksella, tai sisällyttää raporttiin laajemman otannan tehdyistä kirjauksista. Käyttäjä-, projekti- ja aikaväli-valinnat toimivat rajaavina kriteereinä, eli valitsemalla vain yhden käyttäjän, saat kaikki käyttäjän Shifti-tuntikirjaukset kautta aikojen. Lisäämällä ehtoihin projektin tai aikavälin, voit rajata raportille haettavia tietoja.

Jos jätät kaikki hakukriteerit tyhjäksi, saat raportin kaikista organisaatiosi tehdyistä tuntikirjauksista.

Jos laskutettavan työn kirjaamiseen ja projektien asetuksiin liittyen on vielä kysyttävää, lähetä meille viesti, autamme mielellämme!

Tämä sivusto käyttää evästeitä.
Käytämme evästeitä kävijämäärän analysoimiseen ja sisällön räätälöimiseen. Keräämme tietoa siitä, miten käytät sivustoamme kehittääksemme palveluamme.

Cookie Settings

We use cookies to improve user experience. Choose what cookie categories you allow us to use. You can read more about our Cookie Policy by clicking on Cookie Policy below.

These cookies enable strictly necessary cookies for security, language support and verification of identity. These cookies can’t be disabled.

These cookies collect data to remember choices users make to improve and give a better user experience. Disabling can cause some parts of the site to not work properly.

These cookies help us to understand how visitors interact with our website, help us measure and analyze traffic to improve our service.

These cookies help us to better deliver marketing content and customized ads.