Projektiluontoisessa asiantuntijatyössä tehdään lähes poikkeuksetta laskutettavaa työtä, mutta harvoin vain ja ainoastaan sitä. Tämä vaatii yrityksiltä mahdollisuutta seurata laskutuksen piiriin kuuluvaa työtä ja usein eritellä mikä osa työpanoksesta on laskutettavaa ja mikä ei. Se asettaa myös käytettävälle tuntikirjausjärjestelmälle tiettyjä vaatimuksia.
Laskutettavan työn tuntikirjanpito
Tuntikirjausten merkkaaminen laskutettavaksi
Laskutettavan työn kirjaaminen on tärkeä osa yritysten kannattavuuden ja projektien seurannan kannalta. Shiftissä laskutettavan työn merkkaaminen onnistuu yksittäisten kirjauksen tarkkuudella, millä saavutetaan todella tarkka työn erittely.
Laskutuksen seuranta projektitasolla
Projektin johtamista helpottaa projektikohtainen erittely ja laskutuksen seuranta. Projektien kannattavuuteen vaikuttaa hinnan lisäksi olennaisesti mm. projektin laskutusaste, jonka seuraaminen ja tietyn tason varmistaminen on yksi keino varmistaa kannattava liiketoiminta. Laskutettavaksi merkityt tuntikirjaukset eritellään Shiftissä selkeästi, ja niistä lasketaan laskutusprosentti automaattisesti.
Laskutuksen tarkan seurannan ansiosta erillistä analyysia ja laskentaa Excelissä ei tarvita, kun tarvittavat tiedot ovat helposti saatavilla suoraan Shiftin kautta. Lisäksi projektin tuntierittelyssä voi helposti tarkastella kirjauksia laskutusasetuksen mukaan, sekä filtteröidä niitä kategorian tai tekijän mukaan.
Tuntikirjaukset oletuksena laskutettaviksi
Projektikohtainen laskutusasetus
Sen sijaan, että jokainen laskutettava tuntikirjaus pitäisi erikseen merkitä laskutettavaksi, tähän löytyy Shiftistä keino automatisoida laskutusmerkintä. Projektinjohtaja ja pääkäyttäjä-roolissa olevat käyttäjät voivat merkitä projektin kaikki kirjaukset oletuksena laskutettaviksi halutessaan. Tämä helpottaa jokapäiväistä kirjausten tekemistä ja lisää kirjausten luotettavuutta, kun merkintöjä ei tarvitse erikseen muistaa merkitä laskutettaviksi. Erityisen hyödyllinen oletusasetus on asiakasprojekteissa, joiden kaikki kirjaukset ovat lähtökohtaisesti laskutettavaa työtä.
Tuntikirjausten kategoriakohtainen laskutus
Joissain tapauksissa kaikki projektin kirjaukset eivät ole laskutettavaa työta, kuten esimerkiksi takuuseen kuuluvat korjaukset ja muutokset. Näitä tilanteita varten projekteissa on hyvä olla projektin sisällä tarkempaa erittelyä tehtävän työn suhteen. Shiftissä kategoriat vastaavat tähän tarpeeseen.
Projektin asetuksista jokaisen kategorian voi merkitä oletuksena laskutettavaksi, tai jättää merkinnän tekemättä, jolloin uudet kirjaukset eivät ole automaattisesti laskutettavia. Laskutusmerkinnän voi tietysti poistaa lisätä ja poistaa myöhemmin käsin.
Tuntikirjanpidon raportointi asiakkaalle
Minkä takia tuntikirjausten merkkaaminen laskutettavaksi tai ei-laskutettavaksi on tärkeää? Tähän voi olla monta selitystä.
- Organisaatio haluaa seurata oman työn jakautumista sisäiseen työhön ja asiakastyöhön
- Asiakas vaatii erittelyä laskutettavasta työstä laskun mukana
- Projektitasolla tai sopimuksessa on eritelty, mikä työ on tuntilaskutettavaa, ja mikä kuuluu esim. takuun piiriin.
Tuntikirjausten koonti asiakkaan ja projektin mukaan
Laskutettavien tuntien raportointi asiakkaalle tapahtuu yleensä laskun lähettämisen yhteydessä. Shiftissä laskun liitteeksi tulevat tunnit kootaan Laskutus-osiossa.
Huom! Vain laskutettavaksi merkityt tunnit näkyvät laskutus-osiossa.
Jotta tuntikirjaus näkyy laskun liitteellä, sen tulee siis olla merkitty laskutettavaksi, ja se tulee olla valittuna taulukossa, jonka mukaan kirjaukset siirtyvät laskulle.
Tuntikirjanpidon PDF-raportti
Kun laskutettavaksi merkityt tuntikirjaukset on valittu, ja laskun liite on luotu, valmiita laskun erittelyjä voi katsoa painamalla Laskutus-osion Valmiit laskut -nappia. Aiemmin tehdyt laskut säilytetään Shiftissä, ja laskun liitteet voi ladata PDF-muodossa omalle koneelle milloin tahansa.
Tuntikirjanpidon CSV-raportti
Tuntikirjaukset voi vaihtoehtoisesti viedä Shiftistä myös CSV-muodossa, jolloin niitä voi helposti käsitellä Excelissä tai muussa taulukkolaskentaohjelmassa. CSV-exportin voi tehdä Vie kirjaukset-näkymästä.
Raporttiin voi valita kirjauksia hyvin tarkalla rajauksella, tai sisällyttää raporttiin laajemman otannan tehdyistä kirjauksista. Käyttäjä-, projekti- ja aikaväli-valinnat toimivat rajaavina kriteereinä, eli valitsemalla vain yhden käyttäjän, saat kaikki käyttäjän Shifti-tuntikirjaukset kautta aikojen. Lisäämällä ehtoihin projektin tai aikavälin, voit rajata raportille haettavia tietoja.
Jos jätät kaikki hakukriteerit tyhjäksi, saat raportin kaikista organisaatiosi tehdyistä tuntikirjauksista.